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Assistante de direction VS Office Manager

On a souvent tendance à opposer ces deux postes ou tout du moins à les comparer, les hiérarchiser. Pourtant, pour les avoir tous les deux exercés, j’y trouve une certaine continuité et complémentarité.

L’office manager serait-il plus à la mode que l’assistant de direction ?

Si ces deux appellations font référence à des métiers support à l’action managériale et à la gestion administrative des organisations, ils peuvent être, selon les entreprises, assez semblables ou grandement différents. J’ai entendu pour la première fois le terme d’office management, il y a plus de vingt ans, je recherchais alors des astuces sur internet pour mon poste d’assistante de direction. Le site Magic Office[1] trouve même la trace d’un livre sur le sujet datant de 1918. Pourtant cet anglicisme ne serait apparu qu’à l’aube du 21è siècle en France. En effet, à côté du magazine Assistante Plus existait à l’époque un journal de quelques pages, très austère, pour les office manager.
Depuis, le terme s’est démocratisé, essentiellement en région parisienne. Les anglicismes y seraient-ils plus à la mode ? Peut-être trop car il existe de nombreuses dénominations pour les métiers administratifs, l’Observatoire des métiers de la FFMAS[2] en dénombre plus de 220 pour près de 4 millions de personnes employées dans ce secteur.

Alors quelle différence ?

Parfois beaucoup et parfois bien peu. Ceci dépend effectivement de l’entreprise qui utilise ces termes. La traduction littérale d’office manager reviendrait à “gestionnaire des bureaux” ou plus joliment énoncé “responsable administratif”. Or, certains sont appelés office manager alors qu’ils ont essentiellement la charge de l’accueil physique et téléphonique et du courrier. D’autres ont le titre d’assistant de direction alors qu’ils sont, dans les faits, de véritables responsables administratifs et financiers !

Mon expérience m’a permis d’entrevoir les différences et les similitudes de ces deux fonctions. En effet, d’assistante de direction, je suis devenue office manager en passant par un poste mixte : attachée de direction (encore une appellation différente) d’un grand groupe japonais.

D’une part, j’étais en charge notamment de l’assistanat du Directeur Général et de l’assistanat personnel du Président Directeur Général japonais. Il s’agissait de missions pures d’assistante : faciliter leur quotidien en gérant toutes les tâches administratives, organisationnelles, leur agenda et leurs réunions.

D’autre part, j’avais également la charge de missions de type « office management » telles la gestion des frais généraux (nettoyage des bureaux, gestion et achat de mobilier, gestion du parc de photocopieurs, entretien des vêtements de travail), la gestion administrative des formations, des déplacements professionnels de plus de quatre-vingts voyageurs et de la communication interne. C’était un poste complet et polyvalent. Pour réaliser toutes ces missions au quotidien, je m’appuyais sur une équipe de 4 personnes.

Donc, je n’étais pas totalement office manager car je n’avais pas de responsabilités en ressources humaines ni en comptabilité, pourtant je gérais plusieurs budgets. Et pas vraiment office manager non plus, car les puristes s’écrieront qu’une office manager n’assiste pas de directeur ! Mais, pas vraiment assistante de direction non plus, car de nombreuses missions laissaient peu de place à l’assistanat pur. De nos jours, les directeurs sont bien souvent autonomes dans nombre de leurs tâches administratives. Il n’empêche qu’ils ont besoin d’une personne pour les soulager au quotidien, les aider à s’organiser et surtout à les délester d’une partie de leur charge mentale, désamorcer les conflits mineurs avant qu’ils ne prennent de l’ampleur, en bref: une facilitatrice du quotidien.

S’il n’existe pas réellement de définition officielle pour le poste d’office manager, le code ROME[3]  de celui d’assistant de direction est un peu désuet et ne représente plus la réalité du terrain. Ces deux fonctions évoluent selon les besoins des entreprises, les profils des personnes les occupant et de celui de leur hiérarchie.

De plus, le terme « office manager » est très prisé des start up qui privilégient les anglicismes. Quant aux PME, elles semblent préférer d’”assistante de direction”, voire pour certaines de “secrétaire de direction”, parfois même “assistante de gestion” ou encore “responsable administratif”.

 

Alors quand on a dit tout ça, est-on vraiment avancé ?

Je dirais, peu importe l’intitulé du poste, même s’il peut être source de reconnaissance. Ce sont les missions et les compétences attendues qui permettent de le considérer. Ces deux postes font appel aux mêmes savoir-être : la confidentialité, le relationnel, la proactivité, la rigueur, l’anticipation, … pour n’en nommer que quelques-uns ! Ils font également référence à des missions de services. En tant qu’office manager ou assistante de direction, vous êtes au service des collaborateurs de l’entreprise, vous les déchargez de tâches administratives ou organisationnelles, vous les assurez d’un minimum de bien-être. Vous exercez un rôle pivot, de support et d’interface afin de leur permettre de se centrer sur leur cœur de métier et d’être plus efficient.

Alors pourquoi les opposer ?

Ils sont complémentaires !

Et si certains ont besoin de hiérarchiser l’un par rapport à l’autre, je trouve cela bien dommage. En effet, selon la taille de l’entreprise, une assistante de direction comme une assistante de gestion seront amenées à prendre en charge des missions d’office management.

 

La guerre des noms n’a donc pas lieu d’être. L’étude réalisée par Anne-Laure RAKOTOZAFY[4], office manager chez Prismea montre, comme pour un poste d’assistante de direction, des missions diverses en fonction de chacun : frais généraux, administratif, suivi de factures, bien-être des équipes, on-boarding, événementiel, communication interne et externe, comptabilité, …

Bien des missions sont communes. C’est d’ailleurs ce qui rapprochent les deux postes et peut porter à confusion. En outre, 34% des office manager interrogés annonce une formation de base dans le secrétariat, l’assistanat ou la communication. 

Mais si guerre des noms il y a, ceci ne signifie-t-il pas que nos métiers administratifs évoluent ? Et que cette évolution est liée à celles des entreprises et leurs modes de fonctionnement influencée par un besoin de plus grande agilité et adaptabilité comme le montre l’arrivée des starts up ?
Dans ces nouvelles organisations, nos postes montent en responsabilité. A nous de valoriser cette transformation et de faire en sorte qu’elle soit reconnue !

Le tout est de savoir si on trouve vraiment la reconnaissance derrière un nouveau titre ?

Oui, si le contenu du poste change et intègre de nouvelles missions avec un salaire valorisé à sa juste valeur.
Non, si ce nouveau titre devient un effet de mode et est attribué sans changer le contenu du poste.

Ma proactivité, ma force de proposition et mes initiatives, ont été au fil du temps, un tremplin pour acquérir la reconnaissance des différents directeurs auprès desquels j’ai travaillé.

N’est-ce pas à nous de revaloriser nos métiers et à leur redonner leurs lettres de noblesse ?

Sans assistante ou office manager, une entreprise peut-elle réellement fonctionner à son plein potentiel ?

[1] www.magicoffice.io : « Office Management : Its Principles and Pratice » par Lee Galloway en 1918 :  newsletter du 25/12/2020

[2] Fédération Française des Métiers de l’Assistanat et du Secrétariat – www.ffmas.com

[3] ROME : Répertoire Opérationnel des Métiers et de l’Emploi de Pole Emploi. Il sert à identifier aussi précisément que possible chaque métier.

[4] « Les Office Managers en France en 2020 »


Toutes les infographies de cet article sont tirées de l’étude d’Anne-Laure RAKOTOZAFY “Les Office Managers en France en 2020

Si vous souhaitez pousser plus loin le sujet, je vous invite à consulter le livre blanc de Magic Office

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